Shopify-raportit vs. Kirjanpito: Miksi luvut eivät täsmää ja miksi tarvitset välikäden?

Ongelman ydin: Kaupallinen totuus vs. Juridinen totuus

Jotta ymmärrät, miksi tarvitset erillisen sovelluksen Shopifyn ja kirjanpidon väliin, sinun on ymmärrettävä tämä perusristiriita:

1. Shopify raportoi kaupallista totuutta: "Myimme tänään 1000 eurolla." Se haluaa näyttää sinulle, miten bisnes luistaa.
2. Kirjanpito vaatii juridista totuutta: "Tänään syntyi verovelkaa X euroa, myyntisaamisia Y euroa, ja palautimme rahaa Z euroa."

Nämä kaksi eivät ole sama asia. Kun yrität käyttää kaupallista raporttia juridiseen tarkoitukseen, syntyy virheitä.

5 syytä, miksi Shopifyn omat raportit ovat "rikki"

Tässä ovat ne konkreettiset syyt, miksi pelkkä Shopifyn CSV-tiedoston lähettäminen kirjanpitäjälle johtaa harmaisiin hiuksiin ja lisälaskuihin.

1. Aikakone-efekti: Palautukset muuttavat historiaa ❌

Kun asiakas palauttaa tuotteen, Shopify muokkaa alkuperäistä tilausta takautuvasti. Jos tilaus tehtiin tammikuussa ja palautus helmikuussa, Shopify saattaa näyttää, että tammikuun myynti pieneni.

Kirjanpidon ongelma:

• Tammikuun ALV-ilmoitus on jo tehty ja lukittu Verohallinnolle
• Emme voi muuttaa menneisyyttä – palautus on kirjattava helmikuulle uutena tapahtumana
• Juridinen fakta: Shopify-raportit eivät täytä kirjanpitolain vaatimusta liiketapahtumien suoriteperusteisesta kirjaamisesta oikealle kaudelle

2. Palautusmaksut (Restocking Fee) vääristävät myyntiä ❌

Jos vähennät asiakkaan palautuksesta 10 € käsittelykulun, Shopify saattaa raportoida tämän 10 € "myyntinä" tai jättää sen epäselväksi.

Kirjanpidon ongelma:

• Tämä ei ole uutta myyntiä, vaan kulun hyvitystä tai myynnin oikaisua
• Jos tämä menee väärin, maksat turhaan ALV:ta tai liikevaihtosi näyttää todellista suuremmalta
• Kirjanpitäjän on eroteltava palautusmaksut omalle tililleen

3. OSS-ALV: Väärä maa ❌

EU:n One Stop Shop (OSS) -järjestelmässä ALV tilitetään toimitusmaan (Shipping Country) mukaan – ei laskutusosoitteen maan. Shopify-raportit eivät ole tässä johdonmukaisia.

Esimerkki: Jos saksalainen asiakas tilaa lahjan Ranskaan, vero kuuluu Ranskaan. Shopify saattaa raportoida sen Saksan (laskutusosoite) alle.

Kirjanpidon ongelma:

• Verohallinto vaatii tarkan erittelyn toimitusmaittain OSS-ilmoitukseen
• Shopifyn perusraporteista tämän kaivaminen on manuaalista salapoliisityötä
• Väärä maakohtainen ALV-jako voi johtaa verotarkastukseen ja sakkoihin

4. Lahjakortit: Velkaa vai tuloa? ❌

Kun lahjakortti ostetaan, se ei ole vielä liikevaihtoa, vaan yrityksen velkaa asiakkaalle. Tulo (ja ALV) realisoituu vasta, kun kortti käytetään ostokseen.

Kirjanpidon ongelma:

• Shopifyn "Total Sales" laskee usein lahjakortin myynnin heti liikevaihdoksi
• Tämä tarkoittaa, että maksat ALV:n liian aikaisin (tai väärään aikaan)
• Kirjanpidossa lahjakortit pitää kirjata ensin saadut ennakot -tilille ja siirtää myynniksi vasta käytön yhteydessä

5. Rahaliikenne ja myynti ovat sekaisin ❌

Shopify Payments, PayPal ja Klarna tilittävät rahat viiveellä ja vähentävät omat kulunsa päältä.

Kirjanpidon ongelma:

• Jos myyntisi oli 100 € ja tilille tuli 97 €, kirjanpitäjä ei voi vain kirjata 97 € myynniksi
• Oikea tapa: Kirjata 100 € myyntiä ja 3 € pankkikuluja erikseen
• Shopifyn perusraportti ei yhdistä näitä tietoja helposti tiliöitävään muotoon
• Ilman automaatiota kirjanpitäjän on täsmäytettävä jokainen tilitys manuaalisesti

Shopify ja kirjanpito Suomessa – miksi ongelma korostuu OSS-myynnissä?

Suomalaiselle verkkokauppiaalle tilanne on usein hankalampi kuin esimerkiksi yhdysvaltalaiselle kollegalle. Suomessa kirjanpitovaatimukset ovat tarkat, ja OSS-myynti EU-maihin tuo mukanaan lisäkerroksen monimutkaisuutta.

Suomen Verohallinto on tarkka siitä, että OSS-myynti raportoidaan nimenomaan kulutusmaan (toimitusmaan) mukaan. Shopifyn oletusraportit on rakennettu palvelemaan globaalia massaa, ja ne saattavat oikaista verotuksellisissa yksityiskohdissa, jotka ovat Suomessa kriittisiä.

Miksi tämä on ongelma suomalaisille?

• Verohallinto vaatii maakohtaisen ALV-erittelyn jokaiselle OSS-ilmoitukselle
• Jos OSS-raporttisi on tehty väärin (esim. laskutusmaan mukaan), joudut korjaamaan takautuvasti kuukausien ALV-ilmoitukset
• Virheelliset ilmoitukset voivat johtaa sakkoihin ja verotarkastukseen
• Datan on oltava oikein heti alusta alkaen, kun se lähtee verkkokaupasta kirjanpitoon

Jos myyt useisiin EU-maihin ja teet tämän manuaalisesti, menetät helposti 5–10 tuntia kuukaudessa pelkkään datan järjestelyyn. Automaatio ratkaisee tämän.

Ratkaisu: Miksi tarvitset "tulkin" tähän väliin?

Koska Shopify ei aio muuttua kirjanpitojärjestelmäksi, tarvitset välikäden – sovelluksen, joka kääntää Shopifyn kaupallisen datan kirjanpidon kielelle. Tämä ei ole valinnaista, vaan välttämätöntä kirjanpitolain noudattamiseksi.

Tätä varten olemme rakentaneet Nelumbo Flow -sovelluksen. Se ei ole vain "putki", joka siirtää dataa, vaan "prosessori", joka korjaa yllä mainitut virheet ennen kuin data päätyy Netvisoriin tai Procountoriin.

Mitä Nelumbo Flow tekee datalle?

Nelumbo Flow tekee datalle seuraavat toimenpiteet ennen kuin kirjanpitäjä näkee sen:

1. Jäädyttää historian: Palautukset kirjataan sille päivälle kun ne tapahtuvat – ei takautuvasti
2. Korjaa OSS-ALV-maat: Tarkistaa jokaisen tilauksen toimitusmaan (ei laskutusmaan) ja raportoi OSS-myynnin oikein maakohtaisesti
3. Erottelee kulut: Palautusmaksut ja transaktiokulut eritellään omille tileilleen
4. Käsittelee lahjakortit oikein: Kirjaa ne ensin ennakkoina ja siirtää myynniksi vasta käytön yhteydessä
5. Täsmäyttää maksutavat: Yhdistää Shopify Payments, PayPal ja Klarna -tilitykset oikeaan muotoon kirjanpitoa varten

Lopputuloksena saat kirjanpitokelpoisen datan, joka täyttää Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja Verohallinnon odotukset. Tämä säästää kirjanpitäjäsi aikaa ja vähentää virheiden riskiä merkittävästi.

Kaksi tapaa käyttää Nelumbo Flow'ta (Integraatio vs. CSV)

Ymmärrämme, että jokaisella yrityksellä on erilainen taloushallinnon prosessi. Siksi Nelumbo Flow tarjoaa kaksi tapaa toimittaa tämä "korjattu data" kirjanpitoon – valitse se, joka sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin.

Vaihtoehto A: Suora integraatio (Netvisor & Procountor)

Paras niille, jotka haluavat täyden automaation ja nolla manuaalista työtä.

Monet integraatiot siirtävät jokaisen tilauksen erikseen, mikä tulee kalliiksi (koska Netvisor/Procountor veloittavat tositteista). Nelumbo Flow tekee fiksummin: se muodostaa päiväkohtaisen koontitositteen.

Hyödyt:

• Valtava säästö: Sen sijaan että maksaisit 1000 tositteesta, maksat vain 30 tositteesta kuukaudessa (97 % vähemmän kirjanpito-ohjelman kuluja)
• Täysin automaattinen: Aineisto siirtyy kirjanpitoon joka yö itsestään – sinun ei tarvitse tehdä mitään
• Aina oikein: ALV-erittely, OSS-maat ja palautukset kirjataan automaattisesti oikein
• Säästää aikaa: 20–40 tuntia kuukaudessa, jotka voit käyttää liiketoiminnan kehittämiseen

Vaihtoehto B: Valmis CSV-tiedosto

Paras niille, joiden kirjanpitäjä haluaa kontrolloida aineistoa tai käyttää muuta kirjanpito-ohjelmistoa kuin Netvisor/Procountor.

Jos et halua suoraa integraatiota, Nelumbo Flow luo kuukausittain kirjanpitokelpoisen CSV-tiedoston, joka on valmis tuotavaksi kirjanpitoon.

Miksi tämä on parempi kuin Shopifyn CSV?

• Tämä ei ole Shopifyn sekava raakadata – se on jo käsitelty ja kirjanpitokelpoinen
• Tiedostossa on valmiit sarakkeet: Myyntitili 24%, Myyntitili 14%, OSS Saksa, OSS Ranska, Shopify Payments -saamiset, jne.
• Kirjanpitäjäsi voi ladata tämän mihin tahansa järjestelmään (Fenno, Tikon, Visma, jne.) tai käyttää sitä manuaalikirjauksen pohjana
• Ei laskinta tai exceliä tarvita – kaikki laskettu ja eritelty valmiiksi

CSV-vaihtoehto sopii erityisesti yrityksille, joiden kirjanpitäjä haluaa tarkistaa aineiston ennen kirjaamista tai käyttää räätälöityä kirjanpitoprosessia.

Yhteenveto: Älä tyydy vääriin lukuihin

Kysymys ei ole siitä, voiko Shopifyn raportteja käyttää kirjanpidossa. Kysymys on siitä, kuinka paljon olet valmis maksamaan kirjanpitäjäsi ajasta (tai verotarkastuksen riskeistä) korjataksesi Shopifyn datan manuaalisesti.

Tarvitset sovelluksen tähän väliin, koska Shopify ei ymmärrä Suomen kirjanpitolakia tai EU:n OSS-sääntöjä – mutta Nelumbo Flow ymmärtää.

Mitä saat automaatiolla?

• Oikea kirjanpito: ALV-erittely, OSS-maat ja palautukset aina oikein
• 20–40 tuntia säästettyä aikaa kuukaudessa
• 97 % vähemmän kirjanpito-ohjelman kuluja (päiväkohtaiset koontitosite vs. yksittäiset tilaukset)
• Nolla manuaalista työtä: Aineisto siirtyy automaattisesti joka yö
• Kirjanpitolain mukainen data: Ei riskiä verotarkastuksessa

Se on pieni kuukausikustannus verrattuna siihen, että kirjanpito on aina oikein, automaattisesti. Ja että voit käyttää aikasi liiketoiminnan kasvattamiseen sen sijaan, että taistelisit Excelin kanssa joka kuukausi.

Haluatko tietää lisää? Tutustu Nelumbo Flow'hun tai varaa ilmainen konsultaatio, niin käymme läpi, miten voimme auttaa yrityksesi kirjanpidon automatisoinnissa.

Usein kysytyt kysymykset (FAQ)

Miksi en voi vain antaa kirjanpitäjälle tunnuksia Shopifyhin?

Voit antaa, mutta se ei poista ongelmaa. Kirjanpitäjä joutuu silti tekemään manuaalista työtä yhdistelläkseen raportteja, laskeakseen ALV-erittelyt ja täsmäyttääkseen palautuksia. Se on kallista asiantuntijatyötä, jonka automaatio tekee sekunneissa. Keskimäärin kirjanpitäjä käyttää 20–40 tuntia kuukaudessa Shopify-datan käsittelyyn ilman automaatiota.

Mitä eroa on Nelumbo Flowlla ja muilla integraatioilla?

Suurin ero on päiväkohtainen koontiraportointi. Monet muut integraatiot siirtävät tilaukset yksitellen, mikä tukkii kirjanpidon ja nostaa ohjelmistokuluja (Netvisor/Procountor veloittavat tositteista). Nelumbo Flow tiivistää datan kirjanpidon vaatimaan muotoon – 1000 tilausta muuttuu 30 päiväkohtaiseksi tositteeksi, mikä säästää 97 % kirjanpito-ohjelman kuluista.

Toimiiko tämä, jos myyn ulkomaille (OSS)?

Kyllä, tämä on yksi sovelluksen tärkeimmistä ominaisuuksista. Nelumbo Flow erittelee myynnin automaattisesti toimitusmaan (Shipping Country) perusteella, jolloin saat valmiin raportin OSS-ilmoitusta varten. Sovellus tunnistaa jokaisen EU-maan ALV-kannan ja raportoi myynnin maakohtaisesti Verohallinnon vaatimusten mukaisesti.

Onko CSV-tiedosto yhteensopiva kaikkien ohjelmistojen kanssa?

Käytännössä kyllä. CSV on yleismaailmallinen muoto. Nelumbo Flow'n tuottama raportti on selkeä taulukko valmiilla sarakkeilla (Myyntitili 24%, OSS Saksa, jne.), jonka tiedot kirjanpitäjä voi syöttää tai tuoda mihin tahansa nykyaikaiseen kirjanpito-ohjelmaan (Fenno, Tikon, Visma, Procountor, Netvisor, jne.).

Kuinka paljon Nelumbo Flow maksaa?

Nelumbo Flow on kuukausimaksullinen palvelu, jonka hinta riippuu myyntimäärästä ja valitusta paketista (suora integraatio vs. CSV-raportointi). Investointi maksaa itsensä takaisin nopeasti, kun lasket säästetyn ajan (20–40 h/kk) ja vähennetyt kirjanpito-ohjelman kulut. Ota yhteyttä, niin käymme läpi yrityksesi tarpeet ja hinnoittelun.

Miten palautukset käsitellään kirjanpidossa oikein?

Nelumbo Flow kirjaa palautukset sille päivälle, kun ne tapahtuvat – ei takautuvasti. Jos tilaus tehtiin tammikuussa ja palautus helmikuussa, palautus kirjataan helmikuulle uutena tapahtumana. Tämä on Suomen kirjanpitolain mukainen tapa, koska tammikuun ALV-ilmoitus on jo lukittu eikä sitä voi muuttaa.